Excelで手間をかけずに集計する～ピポットテーブルに挑戦～

経営の状況をチェックしたいとき、単純な作業を超高速で、しかもほとんど自動で集計してくれる方法があれば便利だと思いませんか？

様々な視点で集計した表を見ることができれば経営状況の変化やチェックしたい変動を視覚的に確認することができます。

何故変化が起きているのか、原因を分析してこれからの経営に活かしていくツールのひとつとしてExcelを使った集計活用を取り上げてみます。

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集計表完成までの手順

今回は売上を月別に集計した表をExcelのピポットテーブルとよばれる機能を使って作成してみます。

流れとしては、３つのステップで進めます。

①もとになるデータを準備する

②エクスポートしたデータを変換する（集計に必要な列を追加）

③ピポットテーブルで集計する

数式を使わなくてもデータを準備してExcelの基本的な操作をすれば集計表が出来上がります。

もとになるデータを準備する

ピポットテーブルで集計表を作成するための下準備として、もとデータになる表を準備します。

今回は売上金額を月別集計した表を作成してみます。もとになるデータは会計ソフトからエクスポートしてダウンロードします。

例）会計ソフト　マネーフォワード

①会計帳簿→②残高試算表→③売上高→エクスポート（CSV形式）でダウンロード

エクスポートしたもとになるデータ

変換する

次にエクスポートしたもとになるデータをテーブルとよばれるものを使って変換します。

①取引日にカーソルを合わせて、②キーボードのCtrl+Tを押してOKをクリックするとテーブルとよばれるもの変換されます。

ピポットテーブル作成

テーブル化されると色のついた表に変わったことを確認します。

画面上の方にある「挿入」の「ピポットテーブル」をクリックして何も変更しないでOKをクリックします。

そうすると「ピポットテーブルのフィールド」が表示されます。売上の金額を集計したいので、「貸方金額」左側に✔を入れるか「貸方金額」を「値」の中にドラッグします。

ピポットテーブルに金額が表示されます。この金額はもとになるデータの貸方金額の合計と一致しています。

ピポットテーブルのフィールドから「取引日」を「行」に持っていくと売上金額を月別集計した表が出来上がりです。

ピポットテーブルの集計を活用

売上金額を月別集計することができましたが、ここから集計の視点を変えてピポットテーブルを活用します。

売上を取引先別・月別に集計した表を作ることも可能です。

ピポットテーブルのここでのポイントは

「行」と「列」の場所に並べたい項目を持っていくことです。

縦方向に並べたい項目(取引先)を「行」

横方向に並べたい項目(月)を「列」

にすると下記のように集計表が出来上がります。

視点を変えてみることで分析もいろんな切り口でみていくことができます。

まとめ

独立前はExcelをほとんど使ったことがありませんでした。お客様に数字をわかりやすくお伝えするにはどうしたらいいのか考えて行き着いたところがExcel活用です。Excelは奥が深いです。興味があるところから試してみてはいかがでしょうか。

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■編集後記

種目は別々でしたがマラソン大会に去年に引き続き親子で出場。子どもは自己ベスト更新、わたしは自己ワースト更新。食事や健康面でコンディション調整に失敗しました。でも記録以外に走る楽しさや得られるものを子どもから教えてもらいました応援してくれた家族や大会を支えてくれた皆さんに感謝です。